각종 행사 꾸리는 총지휘자

첨단 정보통신과 예술을 결합한 여수 엑스포 디지털 갤러리(EDG) 거리 모습. 이런 박람회 등의 행사는 모두 행사기획자의 아이디어로 만들어진다. 한겨레

[이랑의 꿈 찾는 직업이야기] 행사기획자

현장 경험이 중요한 요소
외국인과 소통할 기회 많아

2000년도를 전후해 국내에는 다양한 국제행사와 축제들이 붐을 이루기 시작했다. 지역경제 활성화를 위한 지역축제를 비롯해, 새로운 기술을 소개하는 엑스포와 전시회, 국제적인 행사 등이 꾸준한 증가세를 보이고 있다.

행사기획자는 각종 행사를 기획하고 진행하는 일을 한다. 행사기획자들이 준비하는 행사들은 전시회, 박람회, 엑스포, 콘퍼런스, 포럼, 국제회의, 축제, 시상식, 개막식 등으로 매우 다양하다. 행사기획자는 전문화된 영역에 따라 전시기획자, 국제회의기획자, 이벤트기획자 등으로 구분되기도 한다. 예를 들어, 전시기획자는 전시회나 박람회를 주로 기획하고, 국제회의기획자는 콘퍼런스와 포럼 등의 국제회의를 총괄 기획한다. 또한 이벤트기획자는 각종 문화행사나 개막식, 비교적 소규모의 이벤트 등을 기획한다.

하나의 행사는 처음 기획에서부터 사전준비, 마케팅, 행사 진행과 운영, 사후관리까지 일련의 과정으로 이루어진다. 먼저 기획 단계에서는 행사의 콘셉트와 주제를 선정하고, 참가 가능한 기관이나 사람들을 물색한다. 이때 국내외 시장조사, 행사 규모 및 장소 선정, 그리고 예산안 작성도 이뤄진다. 기획안이 마련되면 행사를 의뢰한 정부부처나 지자체 혹은 기업에 기획안을 발표한다. 일반적으로 여러 행사기획 업체 중에서 하나의 업체를 선정하기 위해 공개경쟁을 치르기 때문에 이 단계에서 좋은 평가를 얻어야 한다. 이후 계약이 체결되면 본격적인 사전 준비와 마케팅에 들어간다. 행사 콘셉트에 가장 잘 맞는 진행자나 연사 등을 섭외하고, 관련 단체나 기관에 협조를 요청하기도 한다. 행사 며칠 전에는 동선과 함께 리허설을 하면서 행사 기간에 실수가 발생하지 않도록 꼼꼼히 점검한다. 또 행사 당일에는 수많은 진행요원을 적재적소에 배치하고 안전을 확인하는 등 전반적인 행사과정을 총감독하고 지휘한다.

행사기획자가 되기 위해서는 전문대학 이상의 학력이 필요하며, 관련 학과로 이벤트기획, 이벤트연출, 마케팅관리 등이 있다. 그러나 행사기획 업무는 실무경력이 중요하기 때문에 현장진행요원으로 활동한 경험이 매우 중요하다. 또한 국제회의기획자의 경우에는 외국어실력도 반드시 갖춰야 한다. ㈜유니네오의 국제회의기획자 신명호 부장은 “외국어실력이 부족하면 상대적으로 할 수 있는 업무의 범위가 한정될 수 있다”며 “외국인과 커뮤니케이션 하는 기회가 상대적으로 많은 편이어서 다양한 문화권에 대한 이해도 반드시 필요하다”고 강조했다. 또한 “특정한 주제들을 다루는 국제회의들을 준비하려면 국제정세를 읽는 눈과 정치, 경영, 경제, 금융 등에 대한 배경지식도 필요하다”고 했다.

아무리 세심하게 행사를 준비한다고 해도 행사 중에는 갑작스런 돌발상황이 연출되기도 한다. 이 때문에 행사기획자에게는 무엇보다 꼼꼼한 일처리 능력이 필요하다. 그리고 일을 추진하면서 발생하는 문제들을 원만하게 처리하기 위한 의사소통능력, 대인관계능력, 순발력, 실행력, 추진력, 지도력 등이 요구된다. 신 부장은 “국제회의 기획 업무만 하더라도 일의 80%는 사람들과 커뮤니케이션 하는 것”이라며 “고객, 연사, 청중, 스태프와의 의사소통이 제대로 이뤄져야 행사준비가 유기적으로 돌아가고 회의가 성공적으로 마무리될 수 있다”고 강조했다.

한국고용정보원 직업연구센터 전임연구원

<한겨레 인기기사>

■ 급식 쇠고기조사 중단하고…“당장 죽는 건 아니다”
■ 조선일보 탈북자 보도뒤 북 가족이 사라졌다
■ 성매매·강제노역 시켜 갈취…악랄한 10대들
■ 욕설문자에 격분한 대령, 자기발등찍는 고소를…
■ 이-박 합의 뒤에 문재인 포함 큰그림이 있다?